Muhasebe Yazılımıyla Veri Aktarımı
Türkiye'de kullanılan muhasebe ve ön muhasebe programlarının çoğu, dışarıdan veri almak için ya bir dosya içe aktarım ekranı ya da bir bağlantı arayüzü sunar. Tahsilat kayıtları da bu iki yoldan biriyle taşınır. Birinci yolda panelden seçtiğiniz tarih aralığındaki kayıtları CSV ya da Excel dosyası olarak indirir, muhasebe programınıza yüklersiniz. İkinci yolda program bir bağlantı arayüzü sunuyorsa kayıtlar tahsilat sonucunda bu arayüze iletilir.
Örneğin Logo, Luca ve Paraşüt gibi yaygın programlar bu iki yöntemden birine uygundur. Hazır bir entegrasyonumuz yoktur; programınızla doğrudan bağlantı talebe göre kurulur. Bu nedenle belirli bir programın çalışacağı taahhüdü sitede verilmez; kullandığınız yazılımı ön görüşmede belirtirseniz değerlendirilir.
Kendi yazılım ekibi olan işletmeler üçüncü bir yol izleyebilir: ödeme sonucu bildirimlerini kendi sistemlerine alıp kayıtları oradan muhasebeye taşırlar. Bu kurgunun adımları için API ve SDK entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.
Aktarıma Konu Kayıtlar
Aktarılan alanlar, muhasebe tarafında hangi kaydın oluşturulabileceğini belirler. Aşağıdaki başlıklar yaygın kullanım biçimleridir; hangilerinin kurulabileceği seçilen çözüme ve muhasebe programınızın imkânlarına göre değişir.
- Cari hesap eşleştirme. Tahsilatı yapan müşterinin hangi cari hesaba yazılacağı, belirlediğiniz eşleştirme kuralına göre kararlaştırılır. Eşleşmeyen kayıtlar için elle düzeltme gerekebilir.
- Fatura kaydı. Tahsilat bilgisi, fatura kaydının oluşturulmasında kullanılacak alanlarla birlikte taşınabilir.
- Banka mutabakatı. Hesabınıza geçen tutarların tahsilat kayıtlarıyla karşılaştırılması kolaylaşır; paranın geçiş takvimi teklifinizde yazar.
- Dönem özetleri. Seçtiğiniz tarih aralığındaki kayıtları liste hâlinde alarak aylık ve yıllık özet çıkarabilirsiniz.
Tahsilat listelerinin panelde nasıl görüntülendiğini ve dışa aktarıldığını müşteri paneli ve raporlama sayfasında inceleyebilirsiniz.
Mutabakat İçin Dosyada Bakılacak Alanlar
Tahsilat kaydının muhasebede doğru yere oturması için aşağıdaki alanlar işe yarar. Dosyada hangi alanların bulunduğu seçilen çözüme göre değişir; kayıt şekli için mali müşavirinize danışın.
| Alan | Muhasebede ne işe yarar? |
|---|
| Brüt tutar | Müşteriden tahsil edilen tutar; cari hesapla eşleştirilir. |
| Komisyon (kesinti) | Brüt ile net arasındaki fark; mutabakatta açıklanır. |
| Net tutar ve hesaba geçiş tarihi | Banka hareketiyle eşleştirme (mutabakat) bu iki alanla yapılır; geçiş takvimi teklifinizde yazar. |
| Sipariş ya da fatura numarası | Kaydı faturaya ve doğru cari hesaba bağlayan anahtar. |
| İşlem durumu | Başarılı, iade ve iptal kayıtlarını ayırır. |
İşletmenize Sağladığı Değer
Kayıtların elle girilmesi, tahsilat sayısı arttıkça hem zaman alır hem de yazım hatasına açıktır. Aktarım bu iki yükü azaltmayı hedefler.
- Zaman tasarrufu. Dönem sonunda tek tek giriş yerine liste hâlinde aktarım yapılır; muhasebe ekibi kontrol ve değerlendirme işine daha çok vakit ayırır.
- Hata payının azalması. Tutar, tarih ve müşteri bilgisi kaynaktan taşındığı için elle yazımdan doğan farklar azalır. Yine de aktarılan kayıtların kontrol edilmesi önerilir.
- Kayıtların güncel kalması. Tahsilatlar biriktirilmeden aktarıldığında muhasebe tarafındaki görünüm daha güncel olur.
- Kayıt düzeni. Tahsilatların düzenli ve eksiksiz kaydı, defter ve beyan çalışmalarında işi kolaylaştırır. Vergisel değerlendirme için mali müşavirinize danışın.
Fatura Entegrasyonu
Tahsilat sonrasında fatura hazırlanması gereken işletmelerde fatura oluşturma ve muhasebe aktarımı arka arkaya yürütülür. Fatura düzenleme adımları, KDV tutarının hesaplanması ve belgenin saklanması ayrı bir özellik olarak ele alınır.
Bu akışın ayrıntıları için fatura oluşturucu sayfasına bakın; hangi belge tiplerinin hazırlanabileceği ve fatura tarafının kapsamı seçilen çözüme göre değişir.
Kapsam ve Ücretlendirme
Muhasebe aktarımının kapsamı ve varsa ücreti teklifinizde yazılır; ayrıntı için fiyatlandırma sayfasına bakın. Hangi kart ailelerinden tahsilat yapabileceğiniz, paranın hesabınıza geçiş takvimi ve sözleşme koşulları da aynı teklifte yer alır.
Aktarılan kayıtlarda müşteri adı, iletişim bilgisi ve işlem tutarı gibi veriler bulunabilir. Bu kişisel veriler KVKK kapsamında işlenir; hangi verilerin hangi amaçla işlendiği aydınlatma metninde belirtilir. Dosya olarak indirdiğiniz kayıtların saklanması ve paylaşılması işletmenizin sorumluluğundadır.
